テイルズオブテイルズ シーズン2ピンボール

参天製薬株式会社 様

グローバル文書管理システムのクラウド移行により
Digital Workplaceを活用した生産性向上を追(zhui)求

 働き方改革・生産性向上

200万文書を格納するSantenグローバル文書管理システム
Winテクノロジの支援によりスムーズなクラウド移行を実現

事例のポイント

お客様の課題

  • グローバルユーザーの多様な働き方、ワークスタイル変革の支援
  • 可用性や耐障害性を維持するための高額な運用コスト
  • ハードウェア保守期限が間近に迫っている
  • エンドユーザー業務を止めることなくデータをクラウドに移行

課題解決の成果

  • グローバルユーザーの「時間と場所を選ばない働き方」に寄与
  • Microsoft 365ソリューション群との連携によるビジネススピード向上
  • システム維持運用コストの削減
  • 綿密なシステム移行計画とそれを支えた移行ツールとテンプレート

導入ソリューション

SharePointをオンプレミスからOnlineへの移行 

参天製薬株式会社
情報システム本部
グローバルITインフラストラクチャ&
サービスマネージメントグループ
ITガバナンス&サービスマネージメント
チーム

澤田 和睦

オンプレミスからクラウドへの移行がスムーズに完了したのは、
Winテクノロジが蓄積してきたクラウド移行サービスの実(shi)績と技術力(li)によるものだと感心しています。 

情報システム本部 グローバルITインフラストラクチャ&サービスマネージメントグループ
ITガバナンス&サービスマネージメントチーム

澤田 和睦

背景・課題

グローバル規模で利用する文書管理システム
テレワーク環境での使い勝手や運用面で課題

 世(shi)(shi)界約60カ国で眼科薬の開発・製造・販売事(shi)業を展(zhan)開する参天(tian)製薬(以下、Santen)では、世(shi)(shi)界中(zhong)の社(she)員4,000名以上(shang)が利(li)用する「グローバル文書管(guan)理(li)システム(Global DMS)」を2010年に構築した。Global DMSは、同社(she)の業務に不可欠な各種ドキュメント、および各種規(gui)定(ding)類が格納された重(zhong)要な情(qing)報管(guan)理(li)・共有(you)インフラであり、現(xian)在は約200万ファイルが保管(guan)されている。

 国(guo)内データセンターのオンプレミス環境にある「Microsoft SharePoint Server」で作られたGlobal DMSは、拡張(zhang)・構成変(bian)更・ハードウェアリプレースを繰り返しながら10年近(jin)くにわたって運用(yong)(yong)(yong)されてきた。しかし構築から時間が経(jing)過するにつれ、可用(yong)(yong)(yong)性や耐障害性を維持(chi)するのに必要な運用(yong)(yong)(yong)管(guan)理の手間やコストがかさむようになるとともに、従業員がテレワーク環境から利(li)用(yong)(yong)(yong)する際に利(li)便性が損なわれるといった課題が浮き彫(diao)りになってきた。

 「当社ではメールやコミュニケーションツール、ストレージのクラウド化を進めており、すでにMicrosoft 365のサービスを導入・運用しています。これらは外出(chu)先や在(zai)宅テレワークでも利用可(ke)能ですが、オンプレミスのGlobal DMSにアクセスする場合には社内ネットワークへわざわざVPN(仮想プライベートネットワーク)接続しなければなりませんでした」と話すのは、同社の情(qing)報システム本(ben)部 ITガバナンス&サービスマネージメントチームでITマネジメントやワークスタイル変革を推進する澤田(tian) 和睦(mu)氏(shi)だ。

 例(li)えば、外出先で受信したメールの本文にあるGlobal DMSのドキュメントリンクをクリックしても、VPN接続をしていなければエラーが発生して表(biao)示できない。これでは、ビジネス上の迅(xun)速な意思決定(ding)の遅(chi)れに繋(xi)がる可(ke)能性がある。

 「ビジネススピードを止めない、移動中などでもタイムリーな意思(si)決定を行う、さらに『時間と場所を選ばない多様な働き方を実現する』という全社(she)の目標をサポートするためにも、早急に解決したいと考(kao)えていました」(澤田氏)

解決策と効果

限られた時間の中でクラウド移行に挑戦
社員の多様な働き方、ワークスタイル変革を
通じた生産性向上に貢献

 こうしたGlobal DMSの課(ke)題(ti)に対してSantenでは、ハードウェアの保(bao)守切れを機(ji)にオンプレミスからクラウドへ移行することを決断する。

 「Global DMSには重要なドキュメントが蓄積されており、安(an)定的な業務継続という観点ではハードウェアの刷新による再構(gou)築が有力でした。

 しかし、Global DMSをこれまでリリースしたMicrosoft 365ソリューション群と連携(xie)させ、オンライン上(shang)でコラボレーションできるDigital Workplaceの実現を推進すべきだと考え、クラウド環境への移行にチャレンジすることを決断しました」(澤(ze)田氏)

 そして、移行作業を支援するソリューションベンダーとして選(xuan)ばれたのが、オンプレミスのSharePoint Serverの構築を担当し、保(bao)守(shou)サポートも委託されていたSCSKグループのWinテクノロジである。

 Winテクノロジは「移行(xing)(xing)(xing)計(ji)画」「全(quan)体移行(xing)(xing)(xing)」「運(yun)用構(gou)築(zhu)」の3つのフェーズに分けて取(qu)り組むことを提案した。移行(xing)(xing)(xing)計(ji)画フェーズでは移行(xing)(xing)(xing)対象ファイルの種(zhong)類や数を正確に把握、分類し、移行(xing)(xing)(xing)手(shou)順を最(zui)適化する計(ji)画を行(xing)(xing)(xing)い、全(quan)体移行(xing)(xing)(xing)フェーズでは計(ji)画に基づくデータ移行(xing)(xing)(xing)を実施(shi)、運(yun)用構(gou)築(zhu)フェーズでは移行(xing)(xing)(xing)後のGlobal DMSを安定して運(yun)用する手(shou)順の設(she)計(ji)・構(gou)築(zhu)を行(xing)(xing)(xing)うというものだった。Santenはこの提案を受け入(ru)れ、パイロット移行(xing)(xing)(xing)を含めた移行(xing)(xing)(xing)計(ji)画フェーズに着手(shou)し、3カ月を経(jing)て全(quan)体移行(xing)(xing)(xing)と運(yun)用構(gou)築(zhu)フェーズを同時並行(xing)(xing)(xing)でスタートさせた。

 移行に際して最も気を配ったのは、「システム切り替え時の停止(zhi)時間を極力短くする」ということだった。

 「全体移(yi)行フェーズ中も、旧Global DMSは利用されています。SharePoint Onlineへのドキュメントコピーは社内ネットワークに負荷をかけるため、一度にコピーするドキュメント数(shu)や時(shi)間(jian)帯といったスケジュールを綿密(mi)に計画しました。また、移(yi)行後に旧Global DMSで更新(xin)されたドキュメントを定期(qi)的に差分(fen)移(yi)行することでシステム切り替え時(shi)の停止時(shi)間(jian)を最小(xiao)化(hua)することができました」(澤(ze)田氏)

 こうしてスムーズに移行が進(jin)む中(zhong)、新たな問題が発生(sheng)した。

 ドキュメント内部に記載(zai)されたURLについて、当初はドキュメントを管(guan)理するユーザー自身が新しいGlobal DMSのURLに書き換(huan)えを行う予定(ding)であった。しかし対象(xiang)となるドキュメント数(shu)が多く、ユーザー側での実施が困難となったのだ。

 ここで、Winテクノロジの技術(shu)力が発揮された。

 「Winテクノロジは、約(yue)200万ファイルのドキュメントに対(dui)し、書き換(huan)え可能(neng)なファイルのURLを自動的に更新するプログラムをわずか1カ月で提供してくれました。おかげで、ユーザーが手作業でURLを書き換(huan)える作業が不要になりました」(澤田氏)

 新しいGlobal DMSを使(shi)い始めて間もないが、澤(ze)田氏はすでに多(duo)くの導入効果を実感している。

 「社員が外出(chu)先や自宅(zhai)でもVPN接続操作を行(xing)うことなくGlobal DMSへアクセスできるようになりました。

 社用スマートフォンでもドキュメントを利用できるようになり、時間と場(chang)所を選ばないビジネス遂(sui)行に貢(gong)献(xian)できていると思います。文書管理システムとして格(ge)納できる容量(liang)も増え、PC内に保存されていたドキュメントのGlobal DMSへの移(yi)行が進み、グローバルユーザーの情報検(jian)索・活(huo)用にもつながっていると思います。

 また、情報システム部門の立場としても、クラウド化によってシステム維(wei)持運用・障(zhang)害対応にかかるコストや業(ye)務負荷が大幅に削減(jian)されました。マイクロソフトの堅牢なクラウドにあることで、セキュリティ面も向(xiang)上(shang)したと考えています」(澤田(tian)氏)

 さらに、Santen全体(ti)としても、「Digital Workplaceを活用したワークスタイル変革」に寄(ji)与している。

今後の展望

将来における柔軟な拡張性も確保
データ分析・活用についても
Winテクノロジの技術力に期待

 Santenの業務に不可欠な情報管(guan)理(li)・共有(you)インフラであったGlobal DMSは、クラウドサービスであるSharePoint Onlineに完全(quan)移行されトラブルなく安定稼働を続(xu)け、全(quan)社(she)の業務を支えている。今後、Global DMSに格納するドキュメントは増えていくことも予想(xiang)されるが、オンプレミスのときとは違ってストレージ容量を心配することもない。こうした将来における柔軟な拡(kuo)張性(xing)があることも、SharePoint Onlineへ移行した大きなメリットとなっている。

 「オンプレミスからクラウドへの移行がスムーズに完了(le)したのは、Winテクノロジが蓄積してきたクラウド移行サービスの実績と技術力によるものだと感心しています。当社では今後(hou)、Microsoft 365の利用(yong)の幅をさらに広げ、例えばデータ分析(xi)・活用(yong)プラットフォームの構築(zhu)も考えています。そのような他の領域についても、相談(tan)にのってもらいたいと考えています」(澤田氏)

Winテクノロジ担当者の声

 Santen様の業(ye)務に不可欠な文書管理システムの移(yi)行ということで、ユーザー様への業(ye)務影響がないようにすることを一番に考えて対応(ying)しました。自社で開発した移(yi)行ツールを利用したことで、追加要(yao)望があった際にも柔軟に対応(ying)できたことが本プロジェクトのポイントだと考えています。

 今回のSharePoint Onlineへの移行が、業(ye)務(wu)効率化につながっているとお伺いし一安心しています。今後も弊社の技術力を最(zui)大限に生かし、ワークスタイル改革の実(shi)現に貢献していきたいと考えています。

Winテクノロジ株式会社
システム事業本部
西日本事業部 第二課 主任

西原 聖(sheng)人(ren)

※ Winテクノロジ株式会社は、2021年10月1日を効力発生日として、株式会社Minoriソリューションズおよび 株式会社CSIソリューションズと
合併し、SCSK Minoriソリューションズ株(zhu)式会社に商号変更(geng)


お客様プロフィール

参天製薬株式会社

所在地:大阪府大阪市北区大深町4-20
U R L:

創業130年(nian)(nian)という長い歴史を誇る、医(yi)療機関(guan)・一般消費者向(xiang)け眼(yan)科(ke)薬(yao)、点(dian)眼(yan)薬(yao)など眼(yan)科(ke)領域に特化したスペシャリティ・カンパニー。国(guo)内の医(yi)療用(yong)眼(yan)科(ke)薬(yao)市(shi)場でトップシェアをもち、海(hai)外でも中(zhong)国(guo)・アジア・欧州・北米を中(zhong)心に約60カ国(guo)で眼(yan)科(ke)薬(yao)の開発(fa)・製(zhi)造・販売事業を展開している。2020年(nian)(nian)7月には2030年(nian)(nian)とその先に向(xiang)けたグループの目指す姿(zi)を示す新長期ビジョン「Santen 2030」を発(fa)表。

2020年(nian)11月(yue)